Во-первых, зарегистрировать запрос, указав дату фактического получения в журнале регистрации входящей корреспонденции (при наличии), хранить конверт со штрих-кодом, что позволит в дальнейшем проверить и доказать фактическое получение запроса налогоплательщиком. После получения запроса от налогового органа, налогоплательщик обязан в течение 15 рабочих дней со дня, следующего за днем получения запроса предоставить запрашиваемую информацию в запросе или сообщить о причинах отказа, ссылаясь на нормы действующего законодательства Украины. А в случае проведения встречной сверки налогоплательщики и другие субъекты информационных отношений обязаны предоставлять информацию, определенную в запросе налогового органа — в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем получения запроса.
Во-вторых, определить конечную дату ответа на запрос и контролировать отправку ответа на запрос (выходные и праздничные дни не считаются).
В-третьих, обязательно проверить запрос на соблюдение налоговым органом формальных признаков, а именно: исходящий номер (штрих-код), дату, полномочия подписанта, наличие печати.
В-четвертых, проверить запрос на наличие оснований для отправки запроса с указанием подтверждающей это информации.
На этом этапе налоговые органы как правило в запросах о предоставлении соответствующей информации налогоплательщиком довольно часто не указывают четко обозначенных обстоятельств, свидетельствующих о нарушении налогоплательщиком налогового законодательства, отмечая общие ссылки на наличие определенных сведений, которые могут свидетельствовать о сокрытии (занижении) объектов налогообложения. Такие действия являются нарушением со стороны налогового органа в связи с не указанием конкретных оснований для отправки запроса, что в свою очередь свидетельствует об освобождении налогоплательщика от обязанности предоставлять соответствующую информацию. Аналогичная позиция высказана в позиции Верховного Суда, высказанной, в частности, в постановлениях от 25 марта 2019 года (дело №806/4875/14) и от 17 июля 2019 года (дело №808/553/18), в том числе в постановлении Верховного Суда от 22.04.2021 года (дело №820/2993/16).
В-пятых, принять управленческое решение относительно предоставления или непредоставления перечня запрашиваемой информации и перечня документов, которые предлагается предоставить.
В-шестых, с учетом вышеизложенного подготовить ответ на запрос и направить в налоговый орган с соблюдением соответствующих сроков.
На этом этапе следует понимать, что неподача или представление не в полном объеме налогоплательщиком документов или другой информации по запросу налогового органа в других случаях, предусмотренных ст.73 НКУ, потянет на штраф в размере одной минимальной зарплаты (в 2023 году - 6700 грн.). ), установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, за каждый такой факт.
Также в случае не предоставления ответа по запросу налогового органа является основанием для проведения некоторых внеплановых документальных проверок в соответствии с п.п 78.1.1 п. 78.1 ст. 78 НКУ.
Отдельно обращаем внимание, что порядок оформления ответа на запросы налогового органа действующее законодательство Украины не содержит.